Plano de ação é uma ferramenta que traça uma metodologia para alcançar objetivos. Ele é um planejamento que define:
- Ações necessárias para atingir objetivos;
- Cronograma e prazos, responsáveis por cada tarefa;
- Recursos financeiros e humanos necessários;
- Acompanhamento de resultados.
Iniciando o projeto:
Em todo o início de projeto se define as metas para alcançar os objetivos, a partir deles será estabelecido o destino. Ter uma definição de metas, portanto, não assegura de que ela será atingida e isso pode gerar muita frustração.
Por outro lado, sem nenhuma meta, é pior ainda. Afinal, você pode ir para qualquer lugar, mas isso certamente não condiz a necessidade do seu negócio. Sendo assim, seja específico quando definir suas metas, esteja sempre disposto a acompanhar e a medir seus resultados. Sonhar é bom, mas seja realista em relação ao que o projeto pode alcançar. Obedeça ao prazo jamais procrastine as coisas que devem ser feitas nem com você e nem com sua equipe.
Planejamento:
Após definir os objetivos começamos o planejamento. A importância do planejamento está determinada pelo seu impacto no empreendimento e no processo de tomada de decisões. Este plano vai mostrar como agir frente aos desafios. Ele será guia para todas as outras ações que a companhia executa.
Não podemos deixar de citar que essa etapa vai fornecer orientações globais para a gestão de toda a organização e, ainda assim, direcionar de forma específica os subsetores existentes, como marketing, vendas, recursos humanos, entre outros. O que o planejamento faz é manter todas as ações pontuais alinhadas com os objetivos comuns.
Como formato, essas informações podem ser materializadas como um documento que busca ilustrar qual será a estratégia da companhia em um determinado período. Também é importante incluir quem são os responsáveis por setores e ações concretas: gerentes, coordenadores de área, diretores, entre outros.
O planejamento estratégico deve ser quantitativo e definir os números a atingir, descritivo e indicar a forma como desenvolver as ações necessárias e, por fim, precisa indicar o tempo em que cada passo deve ser dado para que os objetivos sejam alcançados.
Execução:
A fase de execução consiste em colocar em prática todas as tarefas planejadas, nas condições de qualidade, custos, prazos e de forma a alcançar os objetivos das partes interessadas. Essa fase caracteriza-se por um intenso trabalho em equipe, sob a coordenação geral de uma pessoa responsável pelo projeto.
Será necessário comparar o efetivo feito e o planejado, o objetivo é manter os trabalhos no rumo das metas, dentro dos prazos e custos. A fase de controle segue os passos da execução, podendo dar origem a diversos retoques e ajustes no planejamento inicial, mantendo-se, porém, o escopo do projeto. O principal ingrediente do processo de controle ou monitoramento é a obtenção de informações sobre as três variáveis do projeto.
Monitoramento:
O processo de monitoramento e controle do trabalho do projeto consiste em coletar, medir e disseminar informações sobre o desempenho, avaliar as medições e as tendências para efetuar melhorias no processo.
Inclui, ainda, atividades de gestão sobre o monitoramento de riscos para garantir que sejam identificados no início, que o andamento seja relatado e que planos de risco estejam sendo executados. Tal monitoramento inclui emissão de relatórios de andamento, medição do progresso e previsão.
São ações do gestor:
- Verificar o escopo do projeto, que implica na formalização da aceitação das entregas ou partes terminadas.
- As análises de custos também devem ser objeto de controle por parte do gestor, pois, tal processo influencia os fatores que criam as variações e controla as mudanças no orçamento do projeto.
- A realização do controle da qualidade através do monitoramento dos resultados específicos do projeto a fim de determinar se eles estão de acordo com os padrões relevantes de qualidade.
- Avaliar o desempenho do andamento das atividades, neste aspecto coletam-se e distribuem informações sobre o desempenho. Isso inclui relatório de andamento, medição do progresso e previsão.
- Monitorar o controle dos riscos, cabe ao gestor acompanhar aqueles que são identificados, monitorar os residuais, identificar novos riscos, executar planos de respostas a riscos e avaliar sua eficiência durante todo o ciclo de vida do projeto.
- Por fim, há necessidade de administrar as aquisições de materiais. Este é o processo necessário para gerenciar o contrato e a relação entre o comprador e o fornecedor, analisar e documentar o desempenho atual ou passado de um fornecedor e, quando adequado, gerenciar a relação contratual com o comprador externo do projeto.
Encerramento:
Esse é o momento de fazer as entregas finais e receber a aprovação. Nesta fase outras atividades incluídas são as seguintes:
- Fechar contas;
- Pagar notas;
- Redistribuir equipamentos e pessoas;
- Encontrar novas oportunidades para a equipe do projeto;
- Fechar instalações;
- Relatório final.
Extremamente importante é ter uma lista (na verdade várias) de verificação opara garantir que todos os pontos do projeto foram vistos, analisados e cumpridos.
Este é o momento de avaliar o desempenho da equipe e fazer as devidas avaliações. É também hora do aprendizado, através das respectivas das lições aprendidas que serão utilizadas futuramente para melhorar o desempenho em projetos vindouros, ou até memo nos em andamento.