Nada funciona sem o mínimo de organização. Assim é sua casa, em sua vida e também no seu trabalho, tudo funciona a partir de processos, são eles que fazem girar as engrenagens e transformar recursos em valor para os clientes finais.
Por este motivo, trabalhar para otimizar os processos de gestão é essencial para que a organização consiga se desenvolver de maneira sustentável e entregar mais valor para os clientes.
Mas porque isso é tão importante? Quando os processos são otimizados eles eliminam ou ao menos diminuem o desperdício de tempo e recursos. Para isso, requer a realização de um mapeamento das atividades. Somente assim será possível padronizar e, posteriormente, otimizar o trabalho realizado pela sua equipe.
O mapeamento de processos, identifica gargalos e pontos de melhorias, corrigi as não conformidades e ainda, padronizar as rotinas.
Para esse mapeamento, deve ser realizado um levantamento documental (documentos envolvidos) e metodológico (modos de realização das atividades) no intuito de esquematizar detalhadamente o processo.
Assim, a modelagem AS-IS (situação atual do processo) deve conter:
a) definição do processo,
b) atividades detalhadas,
c) pessoas envolvidas,
d) etapas documentadas ou passíveis de documentação.
Para mapear o processo recomenda-se aplicação de questionários, observação dos processos, entrevistas com cada colaborador, reunião em grupo para levantamento do processo.
Após mapear a situação é hora de redesenhar o processo. Os principais objetivos do redesenho do processo são:
a) evitar retrabalho,
b) padronizar atividades,
c) automatizar o que for possível,
d) excluir atividades desnecessárias,
e) aprimorar a comunicação entre áreas,
f) estabelecer responsáveis ao longo do processo.
Feito isto chega a hora de implementar o trabalho, ou seja, automatizar o processo mapeado, redesenhado e modelado. Para isso realiza-se testes para poder homologar o ciclo de gestão de processos. O objetivo é executar, monitorar e administrar os fluxos até que atinjam a padronização ideal para seguir em funcionamento.
Estas etapas não se encerram ai, é necessário buscar a constante melhoria dos processos, através de análises que vão sempre buscar seu aperfeiçoamento.